Polityka prywatności
A. INFORMACJE OGÓLNE
Niniejsza Polityka Prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych oraz wykorzystywania plików cookies i podobnych technologii w serwisie www.stopnota.pl („Serwis”) prowadzonym przez STOPNOTA.PL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, przy ul. Aleja Powstania Warszawskiego 15,31-539 Kraków, KRS 0001196186 („Administrator”). Dane osobowe przetwarzane są zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) („RODO”).
Kontakt do Administratora w sprawach ochrony danych osobowych:
- E-mail: rodo@stopnota.pl;
- Listownie na adres Administratora
B. DEFINICJE
| Lp. | Termin | Znaczenie |
|---|---|---|
| 1. | Dane osobowe | w rozumieniu art. 4 pkt 1) RODO oznaczają wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować; |
| 2. | Przetwarzanie | w rozumieniu art. 4 pkt 2) RODO oznacza operację lub zestaw operacji wykonywanych na danych osobowych lub zestawach danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany, taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie; |
| 3. | Administrator | w rozumieniu art. 4 pkt 7) RODO oznacza administratora danych, a więc podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych. Ilekroć w niniejszej Polityce mowa o Administratorze rozumie się przez to STOPNOTA.PL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, przy ul. Aleja Powstania Warszawskiego 15,31-539 Kraków, KRS 0001196186 |
C. CELE, PODSTAWY I CZAS PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH
| L.p. | CEL PRZETWARZANIA | PODSTAWA PRAWNA | CZAS PRZECHOWYWANIA |
|---|---|---|---|
| 1. | Rejestracja konta i korzystanie z funkcjonalności serwisu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy | przez czas trwania umowy oraz do 3 lat po jej zakończeniu |
| 2. | Obsługa zamówień i płatności | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy | przez 5 lat zgodnie z przepisami podatkowymi |
| 3. | Wystawienie dokumentów księgowych (faktury, noty) | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny | 5 lat od końca roku obrotowego |
| 4. | Rozpatrywanie reklamacji | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO– wykonanie umowy oraz obowiązek prawny | przez okres wymagany przepisami (do 3 lat) |
| 5. | Utrzymanie konta i możliwość edycji danych | art. 6 ust. 1 lit. b RODO – wykonanie umowy | przez cały okres aktywnego konta |
| 6. | Formularz kontaktowy | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes | do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu |
| 7. | Przesyłanie informacji handlowych | art. 6 ust. 1 lit. a RODO – zgoda | do czasu cofnięcia zgody |
| 8. | Prowadzenie statystyk i analizy działania serwisu | art. 6 ust. 1 lit. f RODO – uzasadniony interes | zgodnie z ustawieniami cookies |
| 9. | Obsługa zgłoszeń dot. praw RODO | art. 6 ust. 1 lit. c RODO – obowiązek prawny | przez okres niezbędny do wykazania rozliczalności |
D. KATEGORIE PRZETWARZANYCH DANYCH
Zakres danych osobowych, które przetwarzamy, zależy od funkcji, z których korzystasz w naszym Serwisie. W szczególności, przetwarzamy następujące kategorie danych:
- W ramach rejestracji konta i korzystania z serwisu:
- Imię i nazwisko,
- Adres e-mail,
- Hasło do konta użytkownika (przechowywane w postaci zaszyfrowanej).
- W ramach składania wniosków lub not obciążeniowych:
- Nazwa firmy,
- NIP,
- Adres siedziby (ulica, kod pocztowy, miasto),
- Dane osoby zgłaszającej (imię, nazwisko, e-mail),
- Numer noty, data wystawienia, miasto wystawienia.
- W ramach formularza kontaktowego:
- Imię, nazwisko, e-mail,
- Treść wiadomości oraz inne dane dobrowolnie podane w formularzu.
- W ramach działania serwisu i plików cookies:
- Adres IP,
- Typ przeglądarki i systemu operacyjnego,
- Czas trwania sesji,
- Częstotliwość odwiedzin serwisu,
- Preferencje użytkownika zapisane lokalnie w przeglądarce (localStorage),
- Ewentualnie dane zbierane w celach statystycznych, jeśli zostaną wdrożone narzędzia analityczne (np. Google Analytics).
E. PRAWA UŻYTKOWNIKA
Masz prawo do:
- dostępu do danych i uzyskania ich kopii,
- sprostowania (poprawiania) danych,
- usunięcia danych („prawo do bycia zapomnianym”),
- ograniczenia przetwarzania danych,
- przeniesienia danych do innego administratora,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania (np. w celach marketingowych),
- cofnięcia zgody (jeśli przetwarzanie opiera się na zgodzie),
- złożenia skargi do Prezesa UODO (https://uodo.gov.pl).
F. ODBIORCY DANYCH
Dane osobowe mogą być przekazywane:
- firmom hostingowym (serwer, kopie zapasowe),
- firmom księgowym i prawnym,
- dostawcom narzędzi analitycznych,
- dostawcom rozwiązań marketingowych.
Wszystkie podmioty przetwarzające dane działają na podstawie umów powierzenia (DPA).
G. POLITYKA COOKIES
Co to są cookies?
Cookies to niewielkie pliki tekstowe zapisywane na Twoim urządzeniu, które pomagają nam zapewnić prawidłowe działanie serwisu i analizować sposób korzystania ze strony.
Jakie cookies wykorzystujemy?
| L.p. | Rodzaj cookies | Cel |
|---|---|---|
| 1. | Niezbędne | Zapewnienie działania koszyka, logowania, sesji |
| 2. | Analityczne | Pomiar ruchu na stronie (np. Google Analytics) |
| 3. | Marketingowe | Personalizacja reklam i remarketing (jeśli wdrożony, wymaga zgody) |
| 4. | Cookies własne | Ustawienia użytkownika, dane sesji, preferencje |
| 5. | Cookies zewnętrzne | Skrypty firm trzecich (np. YouTube, Meta, Google Analytics) |
Podstawa prawna używania cookies:
- Cookies niezbędne – art. 6 ust. 1 lit. f RODO (uzasadniony interes),
- Cookies analityczne i marketingowe – art. 6 ust. 1 lit. a RODO (zgoda)
Czas przechowywania cookies:
- Sesyjne – usuwane po zamknięciu przeglądarki,
- Trwałe – przechowywane przez czas określony w ustawieniach przeglądarki lub do momentu ich usunięcia
Zarządzanie cookies:
Użytkownik może zarządzać plikami cookies w ustawieniach przeglądarki. Brak zgody na cookies niezbędne może uniemożliwić korzystanie z niektórych funkcji serwisu (np. logowanie).
H. PLIKI LOCALSTORAGE
Serwis może korzystać z localStorage przeglądarki w celu przechowywania danych dotyczących sesji, preferencji użytkownika lub zawartości koszyka. Dane te nie są przetwarzane na serwerze i są dostępne wyłącznie lokalnie w Twojej przeglądarce.
I. BEZPIECZEŃSTWO DANYCH
Wdrożyliśmy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne chroniące dane osobowe przed nieuprawnionym dostępem, utratą czy ujawnieniem, w tym:
- szyfrowanie SSL/TLS,
- kontrolę dostępu do danych,
- szyfrowanie haseł,
- regularne kopie zapasowe,
- umowy powierzenia z dostawcami IT.
J. ZMIANY W POLITYCE PRYWATNOŚCI
Zastrzegamy sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszej Polityce. Zmiany będą publikowane na stronie w sposób widoczny i dostępny.
K. FAQ – NAJCZĘSTSZE PYTANIA UŻYTKOWNIKÓW
- Kto jest administratorem moich danych?
Administratorem danych osobowych jest STOPNOTA.PL Spółka z ograniczoną odpowiedzialnością z siedzibą w Krakowie, przy ul. Aleja Powstania Warszawskiego 15,31-539 Kraków, KRS 0001196186. Możesz się z nami skontaktować pod adresem e-mail: rodo@stopnota.pl.
- Jakie dane o mnie przetwarzacie?
W zależności od tego, czy tylko założysz u nas konto czy dokonasz również zamówienia naszej usługi, możemy przetwarzać: imię, nazwisko, adres e-mail, nazwę firmy, NIP, adres siedziby, historię zamówień oraz dane techniczne (np. IP, cookies).
- Czy moje dane są bezpieczne?
Tak. Korzystamy z certyfikatu SSL, stosujemy bezpieczne hasła i ograniczony dostęp do danych. Współpracujemy tylko z zaufanymi dostawcami (np. hosting, marketing), z którymi mamy zawarte umowy powierzenia.
- Czy mogę usunąć konto lub dane?
Tak – masz prawo zażądać zamknięcia konta użytkownika w serwisie. Po jego dezaktywacji nie będziesz już mieć dostępu do panelu użytkownika, a konto nie będzie aktywne.
Możesz również złożyć wniosek o usunięcie danych osobowych. Zrealizujemy go, o ile nie istnieją przepisy lub inne podstawy prawne, które wymagają dalszego przechowywania danych – na przykład:
- obowiązki księgowe i podatkowe (np. dane na fakturach),
- dane potrzebne do obrony przed ewentualnymi roszczeniami,
- informacje o zamówieniach, które musimy przechowywać przez określony czas.
Każdy wniosek rozpatrujemy indywidualnie – skontaktuj się z nami, aby rozpocząć procedurę.
- Jak długo przechowujecie dane?
Dane przechowujemy przez czas trwania konta lub realizacji usługi, a po jej zakończeniu – przez okres wymagany przepisami prawa, np. do 6 lat dla celów księgowych. Dane z formularzy przechowujemy maksymalnie 12 miesięcy. Dane z cookies – zgodnie z ich ustawieniami, zwykle od sesji do 12 miesięcy.
- Czy muszę wyrazić zgodę na przetwarzanie moich danych?
Nie wszystkie dane wymagają zgody. Przetwarzanie danych niezbędnych do działania serwisu, realizacji zamówień czy obsługi konta odbywa się na podstawie umowy lub prawnie uzasadnionego interesu i nie wymaga Twojej zgody. Zgoda jest wymagana tylko wtedy, gdy przetwarzamy dane do celów marketingowych, analitycznych lub korzystania z cookies innych niż niezbędne do działania serwisu. W takich przypadkach poprosimy Cię o wyrażenie zgody przed rozpoczęciem przetwarzania.
- Czy używacie cookies?
Tak, używamy cookies niezbędnych do działania serwisu, a po Twojej zgodzie – także analitycznych i marketingowych.
- Czy muszę wyrazić zgodę na cookies?
Cookies techniczne są wymagane do korzystania z serwisu. Zgoda na pozostałe cookies (analityczne/marketingowe) jest dobrowolna – serwis działa także bez nich.
- Jak mogę się z Wami skontaktować w sprawie moich danych?
Możesz napisać do nas na adres: rodo@stopnota.pl. Odpowiemy tak szybko, jak to możliwe – zazwyczaj w ciągu kilku dni roboczych. Zgodnie z przepisami RODO, na realizację Twojego żądania mamy maksymalnie 1 miesiąc od jego otrzymania. W praktyce staramy się odpowiedzieć w ciągu kilku dni, jednak w wyjątkowych przypadkach termin ten może zostać wydłużony do 2 dodatkowych miesięcy, o czym poinformujemy Cię z wyprzedzeniem.