Nota obciążeniowa – co to jest i kiedy się ją stosuje?

Nota obciążeniowa to dokument, którym jedna firma żąda od drugiej zapłaty określonej kwoty. Najczęściej używa się jej wtedy, gdy chodzi nie o zwykłą sprzedaż towaru lub usługi, ale o inne rozliczenie, np. karę umowną, odszkodowanie, koszty dodatkowe albo szkodę. Nota obciążeniowa nie jest fakturą VAT, a Ministerstwo Finansów wskazuje też, że nie jest dokumentem obsługiwanym przez KSeF.

Dla firmy obciążonej notą oznacza to, że kontrahent chce przenieść określony koszt lub odpowiedzialność. Może chodzić np. o uszkodzenie ładunku, opóźnienie, brak podstawienia auta, rozliczenie palet albo inną należność wynikającą ze zlecenia czy umowy. Sam fakt otrzymania noty nie przesądza jeszcze, że trzeba ją zapłacić. Najpierw warto sprawdzić, czego dokładnie dotyczy nota i czy druga strona potrafi udowodnić podstawę oraz wysokość roszczenia, bo to na niej spoczywa ciężar dowodu (Kodeks cywilny, art. 6; Prawo przewozowe, art. 65).

Przedsiębiorcy bardzo często używają pojęć nota księgowa i nota obciążeniowa zamiennie. Najbezpieczniej jednak przyjąć, że nota księgowa to pojęcie szersze, a nota obciążeniowa to jeden z rodzajów noty księgowej, który służy do obciążenia drugiej strony określoną kwotą.

Z punktu widzenia rachunkowości najważniejsze jest to, czy dokument spełnia wymagania stawiane dowodowi księgowemu. Ustawa o rachunkowości wymaga, aby taki dokument zawierał rodzaj i numer dowodu, oznaczenie stron, opis operacji oraz jej wartość, datę operacji i datę sporządzenia dokumentu, a także dane pozwalające ująć go w księgach rachunkowych (ustawa o rachunkowości, art. 21). W tym kontekście nota obciążeniowa nie zawsze spełnia znamiona noty księgowej.

Notę obciążeniową stosuje się wtedy, gdy trzeba udokumentować obciążenie finansowe, które nie stanowi klasycznej sprzedaży towaru lub usługi dokumentowanej fakturą VAT. Wynika to bezpośrednio z ustawy o VAT, która wiąże fakturę z czynnościami sprzedażowymi (ustawa o VAT, art. 106b).

Nota obciążeniowa pojawia się najczęściej przy takich rozliczeniach jak:

Trzeba jednak zachować ostrożność. To, że firmy wystawiają noty, nie oznacza jeszcze, że zawsze robią to poprawnie. Jeżeli dana należność jest w rzeczywistości zapłatą za świadczenie, to posługiwanie się nieprawidłową nazwą dokumentu, nie zmienia jej podatkowego charakteru. Warto ocenić, czy dane obciążenie nie powinno zostać udokumentowana fakturą (ustawa o VAT, art. 106b). 

Noty obciążeniowej nie powinno się używać tam, gdzie w rzeczywistości mamy normalną sprzedaż opodatkowaną VAT. Jeżeli przedsiębiorca sprzedaje towar, świadczy usługę albo pobiera zaliczkę na poczet świadczenia objętego VAT, punktem wyjścia jest faktura, a nie nota (ustawa o VAT, art. 106b).

Prawidłowo sporządzona nota obciążeniowa powinna być zrozumiała, konkretna i możliwa do zweryfikowania. Z ustawy o rachunkowości wynika, że dowód księgowy powinien zawierać:

rodzaj dokumentu i numer, 

oznaczenie stron, 

opis operacji, 

wartość, 

datę operacji, 

datę sporządzenia, 

elementy pozwalające prawidłowo ująć dokument w księgach (ustawa o rachunkowości, art. 21). 

W branży transportowej warto dodać jeszcze:

numer zlecenia lub umowy, 

numer listu przewozowego albo CMR, 

opis zdarzenia, 

sposób wyliczenia kwoty, 

termin płatności, 

załączniki, np. protokół, zdjęcia, korespondencję lub kalkulację kosztów. 

Nota obciążeniowa online jest dziś standardowym elementem obrotu gospodarczego. Internetowy dokument jest generowany w systemie, przekazywany elektronicznie i archiwizowany cyfrowo. Trzeba jednak wyraźnie odróżnić dokument online od dokumentu w KSeF. Ministerstwo Finansów wskazuje wprost, że noty obciążeniowe nie są przesyłane do KSeF, więc przedsiębiorcy muszą przewidzieć inny kanał ich przekazywania kontrahentom. 

W transporcie drogowym notę obciążeniową stosuje się wtedy, gdy zlecenie zostało zrealizowane niezgodnie z umową lub oczekiwaniami kontrahenta. Prawo przewozowe reguluje odpowiedzialność za utratę, ubytek, uszkodzenie przesyłki i opóźnienie, a także reklamację i przedawnienie roszczeń. Jeżeli szkoda nie była widoczna przy odbiorze, ustawa przewiduje termin 7 dni na żądanie ustalenia stanu przesyłki po jej ujawnieniu. Natomiast dochodzenie roszczeń przed sądem powinno być poprzedzone drogą reklamacji albo wezwaniem do zapłaty, a wiele roszczeń z Prawa przewozowego przedawnia się z upływem roku (Prawo przewozowe, art. 74, 75 i 77).

Z tego płynie jeden ważny wniosek dla przewoźnika: nota obciążeniowa musi mieć uzasadnienie w przepisach i dowodach popartych dokumentami. Jej znaczenie zależy od dokumentów przewozowych, zapisów umowy, rodzaju przewozu i tego, czy szkoda albo koszt zostały prawidłowo udokumentowane i naliczone. Jeśli otrzymałeś notę obciążeniową, sprawdź jej zasadność na Stop Nota. Dzięki kreatorowi wniosków opartemu na zaawansowanych algorytmach dopasowanych do branży transportowej, szybko zweryfikujesz zasadność noty oraz argumenty przemawiające za jej odrzuceniem lub obniżeniem wysokości roszczeń.

Najprościej rzecz ujmując: nota obciążeniowa to dokument rozliczeniowy używany do obciążenia drugiej strony kwotą, która nie jest klasyczną sprzedażą dokumentowaną fakturą VAT. Nota może być dowodem księgowym, ale tylko wtedy, gdy poprawnie opisuje rzeczywistą operację gospodarczą i zawiera wymagane elementy (ustawa o rachunkowości, art. 21; ustawa o VAT, art. 106b).

Nota obciążeniowa jest narzędziem rozliczeniowym, które w praktyce wymaga każdorazowej oceny. W szczególności w transporcie jej zasadność zależy od zapisów umowy, dokumentów przewozowych oraz tego, czy roszczenie zostało właściwie udokumentowane i wyliczone. Właśnie w tym pomaga StopNota – umożliwiając weryfikację not i przygotowanie argumentacji dopasowanej do realiów branży transportowej.